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意外とできていない、スカウトメール作成の基本

前回のnoteに続き、今回も日々の運用に役立つテクニック編です。

スカウトメール作成における基本的なポイントについてまとめましたが、日頃から意識しないと案外できていない内容もあると思います。

「スカウトメールを送ったのに返信が来ない、、、」
「うまくスカウトメール文面が書けない、、、」

など、スカウトメール作成でお困りの際に読んでいただきたいです。

■ ゴールを設定する

「候補者の採用」が最終的なゴールですが、スカウトメールを受け取った候補者に「どんなアクションをとって欲しいのか?」を設定することがポイントです。

例えば、
・会社のことを知ってもらう
・会社説明会に参加してもらう
・面接(カジュアル面談)に来てもらう

など、いくつか考えられると思います。

流石に「会社を知ってもらう」名目でスカウトメールを送信するのはあまり無いと思いますが、「会社説明会への参加」と「面接の呼び込み」では応募獲得の難易度が大きく異なります。

設定したゴールによって、スカウトメール文面に記載する情報や内容も変わります。まずは「候補者にとって欲しいアクション」を明確にした上で、スカウトメール文面を見直してみましょう。

■ 「誰から」「どんな人に」「なぜ送ったのか」を明確にする

優秀な候補者であれば、1日に何通もスカウトメールを受け取っている可能性もあります。そのような状況下でも自社のスカウトメールを読んでもらうためには、「スカウトメールへの納得感」が必要不可欠です。

 - 「誰から」

スカウトメールを人事が作成しているからといって、常に人事担当者をスカウトメールの話者にしていませんか?

実はこれ、ものすごく勿体ないです!

例えば、エンジニアの求人であれば採用部門の社員を話者にした方が、「自分の技術力をきちんと評価できる人が連絡をくれた」納得感が候補者に生まれ、応募が集まりやすくなる傾向があります。

同様に、20代半ばの若手人材をカジュアル面談に呼び込むことをゴールとしたケースでは、人事部長(役職者)をスカウトメールの話者にするよりも、候補者と年齢が近しい人事担当者を話者にした方が受け取った側の心理的ハードルが下がり、応募が増える可能性が高いです。

このように、スカウトメールが誰から送られているのか、つまり「スカウトメールの話者」は募集ポジションならびに候補者(ターゲット)に合わせて変更するのがおすすめです。

 - 「どんな人に」

本当に自分に向けて送られたスカウトメールなのか、そうではないのか、候補者はスカウトメールをシビアに判断しています。

「これはあまり自分向けではないな・・・」と候補者が感じてしまった途端、それ以降の内容は読まれないかもしれません。

まずはスカウトメールを最後まで読んでもらうために、「どんな人に向けたスカウトメールなのか」を明記して候補者の納得感を高め、文章途中での候補者の離脱を防ぐことがポイント。

<ダメな例文>
・あなたのレジュメを拝見し.....
・あなたの法人営業経験に魅力を感じ.....

<良い例文
・大手企業への法人営業経験があり、プレイヤーとして成果を出すだけでなく、メンバー育成経験をお持ちの.....
・クラウドエンジニアとして、AWSによる自社サービスのサーバー構築経験をお持ちの〇〇〇様のレジュメを拝見し.....

 - 「なぜ送ったのか」

スカウトメールを送った理由について、過去・現在・未来を含めたストーリーで伝えることで候補者の納得感をより高められます。

【過去】
これまでどんな事業を行ってきたか

【未来】
 今後のビジョン、実現したいこと

【現在】
 ビジョンを実現するために解決したい課題(=採用背景)

【お声がけした理由】
(ビジョンの実現や課題解決のために)〇〇や〇〇などのご経験をお持ちの〇〇様のような方のお力添えをいただきたく.....

■ 候補者に伝わる魅力を考える

採用側からすれば魅力だと感じる内容だとしても、スカウトメールを受け取る側からすれば魅力では無い内容も多々あります。

「募集ポジションの魅力をスカウトメールでしっかり伝えているはずなのに、なかなか返信が来ない、、、」といった場合、魅力として記載している内容が、果たして候補者にとっても魅力的に映るか?を今一度考えてみてください。

 - ① 候補者の生の声を集める

まずは候補者が「何に興味を持っているのか」あるいは「何に不満を感じているのか」の調査からはじめましょう。

ポイントとしては、「興味・関心」などのプラスの声だけでなく、マイナスの声=現職での「不満・不足」も出来るだけ集めることです。

候補者となるような人材が身近にいる場合は直接ヒアリングすれば済みますが、そのようなケースは稀なはず。「転職会議」や「OpenWork」などの転職口コミサイトを利用して、候補者となりうる人材が在籍している企業や業界の口コミを調べれば、比較的簡単に候補者の生の声を集められます。

 - ② 過去の応募動機・入社理由を分析する

直近3年間くらいの応募動機・入社理由を集め(20〜30名程度あれば十分です)、それらを応募者の年齢や出身業界、直近職種などのカテゴリーで一旦グルーピングします。

候補者の属性に近しいカテゴリーのグループをピックアップし、その中で共通している応募動機・入社理由がないか探してみてください。

もし共通している内容があれば、今回の候補者にも当てはまる可能性が高いです。忘れないようにメモなどに書き出しておきましょう。

 - ③ 候補者に伝わる魅力を選ぶ

スカウトメールに記載する魅力ポイントを決定する前に、以下の観点で募集ポジションの魅力を思いつく限り書き出してみてください。その際には、②でピックアップした過去の応募動機・入社理由も忘れずに。

会社軸(社会性がある / 規模が大きい / 事業成長率が高い etc)

仕事軸(業務の幅が広い / 上流の仕事に関われる etc)

環境軸(成果主義 / ボトムアップな風土 / 福利厚生が充実 etc)

魅力の洗い出しが終わったら、今度は①で集めた候補者の生の声と比較してみましょう。

洗い出した魅力の中に、
候補者の「興味・関心」を引くもの
候補者の「不満・不足」を解消できるもの
がきっとあるはず。

その内容こそがスカウトメールに記載すべき魅力ポイントです!

①〜③の流れでスカウトメール文面に記載する魅力を選定すれば、候補者の心に響きやすい魅力的なスカウトメール文面となり、応募が集まりやすくなります。

■ まとめ

スカウト返信率が悪い時にこそ、振り返っていただきたい基本的なポイントについてご説明しました。

「効果が上がるスカウトメール文面の言い回し」などの記事を目にする機会がありますが、効果が上がる決まった「型」や「フレーム」は存在しないというのが私個人の意見です。

今回お伝えした内容は、スカウトメール作成において基本となる部分です。これらを意識しながら、まずは形にとらわれず自由にスカウトメール文面を作成してみると、自分なりの「型」が次第に見えてくると思いますよ。

意外とできていないかも?スカウトメール作成の基本

1. スカウトメールのゴールを設定する
 面接に来て欲しい、会社説明会に参加して欲しい、など、スカウトメールの目的を常に意識して作成してください!

2. 「誰から」「どんな人に」「なぜ送ったのか」を文中で明確にする
 いずれもスカウトメールへの納得感を高め、返信率を上げるために重要な要素です!

3. 候補者に伝わる魅力を考える
 「自社が思う魅力=候補者にとっても魅力」とは限りません。実際の候補者の声を参考に、しっかりと伝わる魅力を選びましょう! 

***

最後までお読みいただき、ありがとうございます。

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